obilir > Konular > İş Dünyası > İnsan Kaynakları > Zaman Yönetimi ve Zaman Yönetiminde Kurallar

Zaman Yönetimi ve Zaman Yönetiminde Kurallar

Zaman insanların sahip olduğu en önemli kaynaklardan birisidir. Bu kaynağı iyi kullananlar hem başarılı olmakta ve hem de mutlu olmaktadır. İş hayatında ve özel hayatta maalesef zaman yönetimi konusunda çok fazla sorun yaşanmaktadır. Nedir bu sorunlar? İşler zamanında yetişmez, bazı programlara yeterince hazırlanılmaz, çocuklara ve eşlere yeterince vakit ayrılmaz, çocukların okul gösterilerine anne ve babalar vakit bulamaz, kişi kendine vakit ayıramaz, eğitim gelişim programları ertelenir veya hiç gerçekleşmez, toplantılar uzar, randevulara geç gidilir… listeyi uzatabiliriz. Herkes bir şekilde bu problemlerden bazılarını yaşamıştır ve en üzüntü verici olanı bu durumun devam etme temayülüdür.

Kurumlarda bu konu çok önemsenir ve pek çok insan bu konuda eğitime tabi tutulur, bu konuda pek çok kitap yayınlanmıştır. Bu yazıda uygulaması çok kolay ve kesin netice alabileceğiniz bir düşüncemi paylaşacağım. Düşüncemi çok beğendiğim bir kuralla destekleyeceğim, Pareto kuralı ile.

Pareto Kuralı İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilmiştir. 80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto Kuralı “hayatımızdaki sonuçların %80’inin zamanımızın %20’sinde gerçekleştiği, kalan %20’nin ise zamanımızın %80’inde gerçekleştiği” teorisine dayanmaktadır. Pareto Kuralını iş dünyasına uyarlayan Richard Koch “80/20 Prensibi” ve “80/20 Bireyi” kitaplarının yazarıdır. Pek çok örnekle de kural desteklenmektedir. Bazı örnekler:

  • – İnsanlar başarılarının %80’ini zamanlarının %20’sinde gerçekleştirirler.
  • – Ürünlerin %20’si cironun %80’ini oluşturur.
  • – Müşterilerin %20’si satışların %80’inin oluşturur.
  • – Hammaddelerin %20’si toplam maliyetin %80’ini oluşturur.
  • – Milli gelirin %80’i toplumun %20’si tarafından elde edilir.
  • – İlişkilerimizin %20’sinde mutluluğumuzun %80’ini yaşarız.
  • – Satışların %20’si karın %80’ini sağlar.

Yukarıdaki 80 ve 20’ler büyük kısım ve küçük kısım olarak algılanmalıdır. Yukarıdaki örneklerin gerçekte nasıl olduğu araştırıldığında 70-30, 75-25, 85-15, 90-10 gibi sonuçlar çıkabilir.

Şimdi bu kuralın zaman yönetiminde nasıl kullanılabileceğine geçelim.

“Pareto Kuralı bize %20’ye odaklan ve öncelik ver” mesajını vermektedir. Çünkü sonucun %80’i buradadır. Öyleyse yaptıklarımızda nelere öncelik vereceğimizi belirlemeliyiz. Örneğin evinizdeki huzurun aile içi iletişimde olduğunu düşünüyorsanız, eşinize ve çocuklarınıza daha çok vakit ayırın, çünkü aksi durumda siz ve aileniz mutsuz olacaktır. Geç saatlere kadar çalışıyor, ailenizle hiç vakit geçiremiyorsanız ve bu durum geçici değilse işinizi sorgulayın.

Bir başka örnek, seyahat ettiğinizde kendinizi iyi hissediyorsanız, boş vakitlerinizde önceliğiniz gezmek olmalı. İşiniz gereği satışların artması performans göstergesi ise vaktinizin önemli bir kısmını müşteri ziyaretine ayırın.  İş yerinde amirinize raporları zamanında ulaştırmak çok önemli ise her zaman rapor hazırlama ilk sıradaki işiniz olmalı. Kural pek çok alanda kullanılabilir ve önemliyi gözden kaçırma riskini azaltabilir.

Kendinize şu soruyu sorun, düşünün ve cevaplayın: “Zamanımın %20’sinde gerçekleştirdiğim benden beklenen sonuçların %80’ini oluşturan işler nelerdir”. Tespitleriniz sizi şaşırtabilir, önceliklerinizi buna göre değiştirirseniz çok farklı bir döneme gireceğinizden emin olun.

Yukarıdaki uygulamayı deneyen bir yönetici hayretler içinde şunları ifade etmiştir: “Benden beklenenleri düşündüğümde, yaptığım bazı işlerin benden beklenmediğini ve çok fazla vaktimi ayırdığım bazı işlerin ise başarıma hemen hemen hiç katkıda bulunmadığını keşfettim. %20’lik listemi yaparken çok önemli ancak işlerim arasında kaybolmuş, hiç sıra gelmeyen, çok az vakit ayırdığım işlerimi gördüm. Şimdi çok rahatım, ailem de çok mutlu, çünkü onlarla çok daha fazla birlikte oluyorum.”

Yaşlı bir amca ile geçmişini, hayatını konuştuk. Yapmak istediğiniz, yapamadıklarınız oldu mu diye sordum. “Olmaz mı” dedi, hiç düşünmeden. “Gençliğimde önem verdiğim çok şeyin önemsiz olduğunu ancak yıllar sonra anladım” dedi, eliyle yukarıdan aşağıya vücudunu işaret ederek, “ama iş işten geçti”dedi, gülümseyerek…

Tavsiyeler

Kişisel ve profesyonel hayatında başarılı olmak isteyenler için hazırlanan tecrübe birikimiyle oluşturulmuş bu linkteki SÖZEL OLMAYAN İLETİŞİM ve KARİZMA e-kitabı size rehber olacaktır.

ALIŞVERİŞ İPUCU: Ekstra indirim için tikokupon kullanıp fiyatları ucuzlatabilirsiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir