İş Hayatında Sorgulamak ve Sorgulamanın Önemi

İş hayatında sorgulamak rekabet edebilmek için, ayakta kalabilmek için zorunluluktur. Sorgulamak gelişimin, iyileşmenin, israflardan kurtulmanın anahtarıdır. Bir kurum veya insanın hayatında değişimin tetikleyicisidir…

 

İş hayatında sorgulamak rekabet edebilmek için, ayakta kalabilmek için zorunluluktur. Sorgulamak gelişimin, iyileşmenin, israflardan kurtulmanın anahtarıdır. Bir kurum veya insanın hayatında değişimin tetikleyicisidir.

 

Meşhur boyalı bank hikayesi sürekli sorgulamayı anlatan güzel bir hikayedir. Bir bölükte banklardan birisi boyanır ve askerlerin yanlışlıkla oturup kıyafetlerini kirletmemeleri için bir asker bank başında nöbet tutmaya başlar. Banktaki boya kurur ancak o bölgeye nöbet yazmaya devam edilir.

 

Sorgulamak gelişimin, iyileşmenin, israflardan kurtulmanın anahtarıdır. Bir kurum veya insanın hayatında değişimin tetikleyicisidir. 5N1K olarak bilinen problem çözme tekniği tam olarak sorgulamadır. Bu teknik özetle, herhangi bir şeyi incelediğinizde Ne? Ne Zaman? Nerede? Nasıl? Neden? Kim? sorularına cevap bulmanızdır. Yine işletmelerde sıkça kullanılan “Neden-Neden Analizi”de sorgulamayı kolaylaştıran bir tekniktir. Kısaca anlatmak gerekirse, karşılaşılan sorun için neden diye sorduktan sonra alınan cevaba tekrar neden diye sormak ve tahminen beşinci, altıncı nedende problemin kök sebebine ulaşmaktır.

 

İş hayatında sorgulamak rekabet edebilmek için, ayakta kalabilmek için zorunluluktur. Bu durumun pek çok nedeni sayılabilir; değişimin hızı artmıştır, müşteri ve tüketici beklentileri sürekli değişmektedir ve artmaktadır, sektörlerin sınırları net değildir, internet ve bilgi teknolojileri her gün gelişmektedir, globalleşme, demografik değişiklikler… Sorgulama yaparak verimsiz ve geliştirilmesi gereken alanlar keşfedilmeli ve akabinde ilgili kurum değiştirilmelidir.

 

Konuyu daha iyi açıklamak için bazı örnekler verelim. Aşağıdaki alanları sorgulayın, şaşıracaksınız.

  • Süreçler pek çok boyalı bank barındırır. Gereksiz işler, iş döngüleri, beklemeler, katma değer oluşturmayan faaliyetler. Sorgulandığında ortaya çıkabilecek tüm “israfları” kastediyorum. Örneğin, geçmişte yaşanan bir olumsuz durum nedeniyle, tüm satın alma onaylarının üst yönetim tarafından verilmesi, belli bir süre gerekli iken, bu durumun normal bir süreç haline gelmesi mümkündür. Başka bir örnek, bir taşeron hizmetini kabul etmede atlanan bir durum için geçici oluşturulan uzun kontrol süreci de normal süreç haline gelebilir. Bazen gerekmediği halde onay silsilesi çok uzundur, bazı onaylayıcılar hiçbir katkı vermeden veya kontrol etmeden onay verirler.
  • Raporlar başka bir örnektir. İşletmenizde oluşturulan tüm raporları inceleyin. Kim hazırlıyor? Neden hazırlanıyor? Ne kadar sürede hazırlanıyor? Sistemden hazırlanabilir mi? Kim kullanıyor? Kullanılıyor mu? Bazı raporlar gereksiz yere hazırlanır ve gönderilen taraf kullanmıyor olabilir. Bunu test etmek için periyodik olarak gönderilen bir raporu yeni dönemde göndermeyin. Karşı taraf neden göndermediğinizi sormayabilir.
  • Toplantılar mümkün olan en yüksek verimde gerçekleşmelidir. Bazı toplantılar birleştirilebilir, zamandan tasarruf sağlanır. Bazıları iptal edilebilir. Bazı toplantıların katılımcıları değiştirilebilir. Toplantılardan bir sonuç çıkması yeterli değildir, toplantıların zaman kaybı olmaması için yeterli çıktının elde edilmesi gerekir.

 

Patronun veya yöneticinin talimatını hiç düşünmeden ve sorgulamadan yerine getirmek, patron veya yöneticiye yapılabilecek en büyük kötülüklerden birisidir. Burada kastettiğimiz, her şeyi sorgulamak ve süreci yavaşlatmak değildir. Verilen bir görevde, özellikle de uzmanlık alanına giren bir konuda, bir problem görülürse hızlıca geribildirim vermektir.

 

Sorgulama sürekli olmalıdır. Çünkü hayat sürekli değişmektedir. Dün doğru olan bugün yanlış olabilir. Tersi de doğrudur, dün yanlış olan bugün doğru olabilir. Sorgulama keyiflidir. Kişi düşünür, inceler, üretir ve değişime neden olur. Böylece kendini daha değerli hisseder, daha enerjik olur ve dolayısıyla sisteme katkısı artar.  Her şeyden önemlisi siz sorgulamadığınız zaman yerinizde sayamazsınız, çünkü diğerleri sorgulamaya devam ediyorlar, emin olun.

 

Şimdi kollarınızı sıvayın, “boyalı bank avcısı” gibi hareket ederek tüm bankları bulun ve buralarda nöbet tutan arkadaşlarınızı başka alanlara kaydırın.

 

Konu hakkında soru veya görüşleriniz için bana msatilmis@gmail.com adresinden ulaşabilirsiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir